Pourquoi une lettre d’invitation à une AG d’association ne se rédige pas à la va-vite
Non, une assemblée générale (AG) d’association ne se résume pas à « on envoie un mail et puis basta ». C’est un moment clé dans la vie associative : validation des comptes, votes sur les projets à venir, élection du bureau… bref, du lourd. Et lorsqu’on convoque les membres, mieux vaut le faire dans les règles de l’art. Sinon, vous risquez non seulement de faire flop, mais aussi de voir les décisions prises invalidées. Et là, c’est le retour à la case départ (avec un soupçon de conflit interne pour pimenter le tout).
Alors, comment rédiger une lettre d’invitation à une AG d’association qui tient la route ? Clara, présidente d’une asso de musique électro dans un petit bled breton, m’a récemment confié qu’elle perdait un temps fou chaque année à chercher le bon modèle. C’est pour elle (et tous les « Clara » qui galèrent en silence) que j’ai pondu ce guide pratique, clair, et surtout réutilisable.
Les éléments indispensables d’une invitation à une AG
On ne va pas se mentir, une lettre d’invitation à une assemblée générale n’a pas besoin d’être digne d’un discours à l’ONU. Mais elle doit contenir des mentions précises, sans lesquelles l’AG tombe dans le « non conforme juridiquement parlant ». Voici ce qui doit figurer absolument :
- Le nom de l’association (si possible, son numéro RNA/SIREN pour faire sérieux)
- La date, l’heure et le lieu de l’AG (avec précision sur la salle ou le lien de connexion si c’est en visio)
- L’ordre du jour (c’est-à-dire les sujets abordés, dans un ordre logique)
- La personne ou l’organe qui convoque l’assemblée (le président, le CA, etc.)
- Les modalités de participation (présence physique, proxy, vote à main levée ou scrutin, etc.)
- La date de convocation (et respecter les délais légaux ou statutaires, souvent entre 8 et 15 jours à l’avance)
À noter : si les statuts de votre asso exigent un certain formalisme (envoi recommandé, AR, affichage, canal de convocation…), respectez-les à la lettre. Pas envie qu’un ancien trésorier grincheux fasse annuler l’AG sous prétexte que « le mail, c’est pas officiel ».
À qui envoyer l’invitation ?
À tous les membres ayant droit de vote. Point. Vous pouvez inclure les membres d’honneur ou les partenaires invités à titre consultatif, mais l’invitation officielle doit aller uniquement aux membres statutaires. Et selon le canal utilisé (email vs courrier papier), assurez-vous de garder une preuve d’envoi. Oui, même en 2024, archiver une capture d’écran ou une liste de diffusion peut vous éviter des galères.
Et qu’on ne vienne pas me dire : « Mais on l’a posté sur Insta… » Eh non. À moins que vos statuts le permettent expressément (spoiler alert : c’est rare), une story ne vaut pas convocation officielle.
Modèle gratuit de lettre d’invitation à une assemblée générale
Passons aux choses concrètes. Voici un modèle adaptable à toutes les sauces (asso sportive, culturelle, environnementale…). À copier-coller dans votre outil favori, en rajoutant bien sûr vos infos spécifiques.
Objet : Convocation à l’assemblée générale [Ordinaire / Extraordinaire] de l’association [nom]
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous avons le plaisir de vous convier à l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] de l’association [Nom de l’association], qui se tiendra le :
Date : [JJ/MM/AAAA]
Heure : [HHhMM]
Lieu : [Adresse complète ou lien de visioconférence, avec indications pratiques si besoin]
L’ordre du jour sera le suivant :
- Rapport moral présenté par le Président
- Présentation et approbation des comptes annuels
- Votes sur les projets de l’année à venir
- Élection (ou réélection) des membres du bureau
- Questions diverses
Si vous ne pouvez pas être présent(e), vous avez la possibilité de vous faire représenter par un autre membre à l’aide d’un pouvoir dûment complété (voir pièce jointe).
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence avant le [date limite de réponse] par retour de mail à l’adresse : [adresse mail]
En espérant pouvoir compter sur votre présence,
Bien cordialement,
[Nom et fonction du signataire]
Président(e) / Secrétaire de l’association [Nom]
Pièce jointe : formulaire de pouvoir
Petit rappel sur l’ordre du jour : pas juste un menu sympa
Évitez de vous retrouver avec des membres qui râlent lors de l’AG en disant : « Mais personne ne m’a parlé de ce point ! » L’ordre du jour n’est pas une suggestion. C’est une liste contractuelle des thèmes qui seront abordés. Si vous oubliez de mentionner une résolution (genre changer de trésorier), elle ne pourra pas être valablement votée – à moins de faire une AG extraordinaire plus tard. Autant éviter les migraines, non ?
Et pour les AG en ligne, ça change quoi ?
Avec les AG en visio qui se sont démocratisées depuis le Covid (merci Zoom, Teams et consorts), certains pensent que la procédure peut être « plus souple ». Faux. Les mêmes règles s’appliquent. Assurez-vous que :
- Les identifiants de connexion sont envoyés à tous les membres au préalable
- Les votes sont sécurisés (outils de sondages intégrés, plateformes tierces certifiées…)
- L’identification des participants est possible (login, vidéo ou déclaration nominative)
Et si vos statuts ne prévoient rien sur le sujet ? Eh bien, c’est peut-être le moment de les dépoussiérer. Mieux vaut prévenir que ramer pour annuler une AG post-factice faute de cadre légal.
Mon astuce bonus : la « lettre + landing page »
Si vous voulez faire les choses proprement ET gagner du temps, vous pouvez combiner une lettre classique (envoyée par mail) à une landing page dédiée. Un petit site où le membre retrouve :
- L’ordre du jour en détail
- Un bouton pour confirmer sa présence (type formulaire Google ou Typeform)
- Le lien de participation (Zoom ou autre)
- Les documents utiles à télécharger (bilans, formulaires de procuration, etc.)
En plus d’impressionner les membres (vous êtes digital first, bravo), c’est un excellent moyen d’archiver facilement le suivi des participations. Et ça évite les « je ne l’ai pas reçu » ou « je me souvenais plus de l’heure ».
En résumé : rigueur ≠ rigidité
Rédiger une invitation à une assemblée générale n’a rien de follement créatif, mais c’est un passage obligé qui mérite toute votre attention. Parce qu’un document bien rédigé, clair et complet, pose les bases d’une AG sereine, efficace, et juridiquement solide.
Et souvenez-vous : une bonne info vaut mieux qu’une AG bâclée. Alors quitte à passer 30 minutes à bien la formuler, autant le faire avec méthode… et avec un modèle déjà prêt, non ?
Si vous avez d’autres astuces à partager ou si vous avez survécu à une AG chaotique à cause d’une convocation mal foutue, balancez vos histoires en commentaire. Ça peut (vraiment) servir à d’autres.